Informační systém managementu životního cyklu projektů
|
|
|
Plánovaný systém bude zajišťovat podporu celého životního cyklu projektu, tj. od jeho vzniku formou investičního záměru přes celou přípravu a realizaci až po finální vypořádání do majetku. DMS dále zajistí podporu provozu organizace s širokým využitím elektronické komunikace a archivace dokumentace včetně dokladování procesů. Součástí DMS bude i agenda Spisové služby. IS na podporu životního cyklu projektu plánujeme členit do několika navzájem úzce propojených modulů:
Investiční záměr; Zadávací řízení; Smluvní plnění; Rozpočet; Záznamy z jednání; Správa majetku.
DMS na podporu Provozu - Jednotlivé agendy umožní veškeré administrativní úkony spojené s nákupy, opravy, dovolenými, vozidly, provozními objednávky, provozními smlouvami, provozními fakturami, veřejnými zakázkami, spisovou službou. Oblast elektronického sledování realizace staveb po položkách na úrovni zhotovitelů není zavedena vůbec, jedná se o naplnění požadavku SFDI . Oblast sledování přípravy a ostatních nákladů realizace je v současnosti řešena manuálně s využitím dílčích tabulek a přepisování údajů. Požadavky SFDI na manažerské výstupy o stavu projektů a zkvalitnění dohledu nad průběhem přípravy a její účinné řízení nelze naplnit efektivně jinak než zavedením jednotného informačního systému sledování dat o projektech, propojeného s ostatními moduly. Zavedení tohoto systému povede ke zvýšení efektivity přípravy, kdy bude možné pružněji reagovat na aktuální vývoj projektu a lépe vyhodnotit případná prodlení v průběhu přípravy včetně jeho dopadu. Čerpání rozpočtu je taktéž sledováno převážně manuálně, s podporou dosavadního informačního systému pro sledování smluv, který ale není schopen účinně propojovat informace o čerpání s dalšími aspekty přípravy a realizace investiční činnosti, což značně komplikuje operativní prognózování plnění rozpočtu a identifikace kritických míst. Riziko neplnění rozpočtu je tak díky absenci příčinných vazeb mnohdy evidováno příliš pozdě a předávání výstupů SFDI a MD tak není operativní. Oblast sledování smluv a fakturace je prováděno mimosystém účetnictví, neumožňuje dostatečně jasné klíčování na projekty a participaci pracovníků organizace na všech úrovních řízení. Tento téměř 10 let starý systém již není ze strany autora podporován a nejsou tak možnosti jakéhokoliv rozšíření funkcionality a propojení s jinými systémy pro omezení dvojího zadávání dat. Současné požadavky na publikování dokumentů v rámci transparentní státní správy vyžadují, aby byla minimalizována manuální práce při přípravě sestav pro publikaci.
Oblast zadávacích řízení nevyužívá žádný informační systém, vyjma publikačních nástrojů typu profilu zadavatele. Zavedení informačního systému provázaného s evidencí smluv a investičních záměrů je nástrojem nejen pro účinnou elektronickou archivaci vyžadovanou kontrolnímu závěry auditů Ministerstva financí i dalších orgánů, ale také umožňuje zefektivnit workflow a omezit chybovost při vazbách na rozpočtové možnosti a parametry projektů. Zavedení elektronického sledování položek u zhotovitelů vyžadované SFDI je bez informačního systému vyloučeno.
Oblast na podporu provozu - vnitřní správy přinese nahrazení stávající papírové evidence (Agendy „Žádanky“), která je nevyhovující z pohledu řízení chodu organizace a horizontální výměny informací. Evidence v jednotném systému je důležitá také pro zajištění zastupitelnosti. Agendy Objednávky provozní, Smlouvy provozní a Faktury provozní jsou nezbytné pro činnost správce rozpočtu, zejména při výkonu předběžné řídící kontroly. V současnosti jsou tyto agendy evidovány v různých systémech, které nejsou vzájemně propojené, přičemž se některá data zadávají do více systémů. Propojením těchto agend v jednom systému dojde k zpřehlednění evidence, eliminaci chyb vzniklých přepisováním údajů z jednoho systému do druhého a zefektivnění práce zaměstnanců odpovědných za zadávání dat. Zavedením jednotného systému se také usnadní zajištění zastupitelnosti.